Politique de confidentialité des Intérimaires 

Bienvenue chez Adecco. Nous sommes impatients de travailler avec vous et de vous accompagner dans l’avancement de votre carrière. Comme vous l’imaginez sans doute, nous collectons et utilisons des informations vous concernant afin de garantir la qualité de nos services.

Adecco s’engage à protéger et à respecter votre vie privée. La présente Politique de confidentialité précise vos droits en matière de confidentialité à l’égard de vos informations personnelles que nous traitons, ainsi que les dispositions que nous prenons pour protéger votre vie privée. Bien que cette politique soit longue, nous vous invitons à la lire attentivement. Ci-dessous, un index vous permet également d’accéder directement aux parties que vous souhaitez.

Index

Quelques termes à préciser
Quelles sont les informations personnelles que la société collecte et utilise ?
Pourquoi utilisons-nous vos informations personnelles ?
Que dit la loi ?
Avez-vous l’obligation de nous transmettre les informations personnelles que nous vous demandons ?
Vos informations personnelles font-elles l’objet d’un traitement automatisé, sans aucune intervention humaine ?
Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?
Vos données personnelles sont-elles transférées à des tiers ?
Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Union européenne ?
Quels sont vos droits ?
Effectuons-nous des Contrôle
Qu’en est-il de la sécurité des données lors de l’utilisation des systèmes Adecco ?
Comment nous contacter ?
Comment sont gérées les modifications apportées à la présente Politique ?

Quelques termes à préciser

Tout d’abord, il est important de clarifier la définition que nous donnons à certains termes utilisés dans cette Politique.

Même si cela peut sembler évident, vous serez désigné dans les présentes par « Vous ».

Lorsque nous faisons référence à « nous » ou la « Société » cela signifie Adecco Luxembourg S.A. Notre siège est établi au 5 Z.AI. Bourmicht, L-8070 Bertrange. La Société fait partie du groupe Adecco, le plus grand prestataire de services RH au monde. À travers ses différentes sociétés et branches d’activité, le groupe Adecco fournit des services RH (ressources humaines) incluant notamment les services suivants : dotation en personnel, services de la paie, recrutement et sélection, solutions de test, réorientation professionnelle, développement des talents, éducation et formation, reclassement externe et mobilité internationale (« nos Activités »).

Aux fins de la réalisation de nos Activités, la Société utilise différents systèmes informatiques. Dans certains cas, la Société met à disposition de ses candidats/son personnel, un portail libre-service (« Portail »). Le Portail vous permet de mettre à jour vos propres informations, telles que vos coordonnées ou CV, vos diplômes, etc.

Pour finir, cette politique se rapporte aux informations des personnes, telles que vous et votre famille. Cela inclut des faits vous concernant, mais également des opinions à votre sujet et des opinions que vous exprimez (« je suis fan de football », par exemple). Il ne s’agit pas d’informations concernant la Société (bien qu’il arrive que ces deux éléments coïncident). Ces informations sont parfois appelées « informations personnelles » ou « renseignements nominatifs ». Dans la présente Politique, nous utilisons le terme « informations personnelles ».

Quelles sont les informations personnelles que la société collecte et utilise ?

Les informations personnelles généralement collectées par la Société incluent sans s’y limiter :

  • Votre nom, date et lieu de naissance, coordonnées et qualifications (études, formations et stages), résultats des tests et évaluations éventuellement réalisés ainsi que toute autre information mentionnée dans votre CV ;
  • Si vous vous connectez au Portail par le biais de votre compte LinkedIn ou tout autre compte de réseau social : vos données de profil si vous nous contactez, nous enregistrerons et conserverons cette correspondance dans certains cas ;
  • Des commentaires à votre sujet émanant de notre personnel ou de tiers avec lesquels vous travaillez, et autres informations d’évaluation ; lorsque vous publiez des commentaires concernant d’autres personnes nous les conservons habituellement aussi, et cela fait également partie de vos informations personnelles (il s’agit en définitive de votre opinion). A ce titre, nous tenons à vous informer que des contrôles de référence peuvent être effectués auprès de vos anciens employeurs. La décision de réaliser ces contrôles découlera de la nature des postes à pourvoir et/ou des exigences particulières des Clients. Ces contrôles sont réalisés dans le strict respect du cadre légal et sont limités aux seules informations présentant un lien direct avec l’emploi proposé ou les aptitudes professionnelles à évaluer ;
  • Nous pourrons également recueillir des informations liées à votre utilisation de nos systèmes, et notamment (mais non exclusivement) votre adresse IP, navigateur, horodatage, emplacement, pays, les données relatives au trafic, les données de localisation, les weblogs et autres données de communication et ressources auxquelles vous accédez. La collecte de ces informations rendra l’utilisation de nos systèmes plus facile à l’avenir ;
  • Les détails concernant tous handicap ou invalidité éventuels et tout aménagement que nous pourrions avoir à mettre en place pour vous sur le lieu de travail ;
  • Lorsque vous commencez à travailler pour la Société, nous collectons également :
  1. Vos informations de genre et de nationalité, une copie de vos documents d’identité, une preuve d’adresse et les copies des documents attestant de votre droit de travailler dans les endroits où vous serez amenés à travailler (visas, permis de travail, autorisations professionnelles, etc.) ;
  2. Les renseignements relatifs à la paie, tels que vos coordonnées bancaires, votre numéro de sécurité sociale, vos indicatifs et fiche de retenue d’impôt, vos informations relatives aux frais, salaires et avantages et toute retenue volontaire que vous nous demandez d’effectuer sur vos salaires et frais (relative à l’affiliation aux organisations syndicales ou aux cotisations religieuses, par exemple) ;
  3. Les registres attestant de votre présence, le temps consacré aux projets, la formation, les promotions, les enquêtes et mesures disciplinaires ;
  4. Les informations concernant votre utilisation de nos systèmes informatiques et de nos locaux (y compris les systèmes de contrôle d’accès) ;
  5. Les données relatives à vos ayants droit et parents proches ;
  6. Informations relatives aux déplacements (données de voyage, informations de carte de crédit, numéro de passeport, frais engagés) aux fins de la négociation, de l’organisation et de l’achat de toutes les activités liées au déplacement (par exemple, les réservations de billets d’avion, de billets de train, d’hôtels et de voiture de location) et du remboursement des frais de déplacement ;
  7. Les photos et vidéos de votre participation à des formations ou événements similaires (vous aurez la possibilité de demander lors de ces événements de ne pas être filmé ou photographié) ;
  8. Dans certains cas, nous pourrons également recueillir des informations personnelles sensibles afin d’une part de garantir un niveau optimum de sécurité au travail et d’autre part d’être en mesure d’assurer efficacement les obligations légales qui incombent à un employeur :
  • Un bulletin du casier judiciaire pourra vous être demandé pour l’exercice de certaines missions dans le strict respect du cadre légal;
  • Votre taille et/ou pointure pourra vous être demandée(s) pour vous fournir un équipement de protection et de sécurité conformément à la réglementation en vigueur ou pour vous fournir un uniforme selon les critères fixés par le client;
  • Gestion des visites médicales (prestation de soins de santé);
  • Gestion des dossiers d’accidents du travail ou des maladies professionnelles;
  • Obligations vis-à-vis des organismes de prévoyance.

    Pourquoi utilisons-nous vos informations personnelles ?

    La Société collecte et traite vos données personnelles :


  • Pour vous fournir l’accompagnement que vous attendez, soit :
  1. Mesurer et évaluer vos compétences ; 
  2. Vous proposer des missions adaptées à vos compétences ; 
  3. Vous aider sur le plan de la formation ou faciliter le processus de candidature à de nouvelles missions ;
  4. Rédiger et vous transmettre vos contrats de mission conformément à nos obligations légales ; 
  5. Etablir vos bulletins de salaire et procéder aux différentes déclarations obligatoires. Cela implique que nous vous tenions informé des éventuelles futures opportunités par e-mail, téléphone, courrier postal et/ou via d’autres moyens de communication. 
  • Pour développer et améliorer nos systèmes/processus. Cela concerne principalement les nouveaux systèmes et processus informatiques. Vos informations pourront ainsi être utilisées afin de tester ces systèmes lorsque les données fictives ne permettront pas un fonctionnement du nouveau système identique aux conditions réelles.
  • Pour réaliser des études et des recherches statistiques et analytiques pour, par exemple, comparer l’efficacité de nos activités de rapprochement d’associés et clients entre différents secteurs d’activité et zones géographiques et identifier des facteurs susceptibles d’influencer toute différence constatée.
  • Pour transférer des données à des tiers (voir plus bas).
  • Lorsque nécessaire, pour satisfaire toute obligation légale.
  • Lorsque vous commencez à travailler avec la Société, pour honorer nos engagements auprès de vous en tant qu’employeur ou client (pour les prestataires individuels).
  • Lorsque vous commencez à travailler pour la Société : 
  1. Pour la conformité aux obligations de votre contrat de mission et à tout autre contrat et règle régissant notre relation d’emploi ou autre relation contractuelle existant entre nous ;
  2. Maintenir et améliorer la gestion des compétences de manière générale (y compris aux fins de l’analyse des effectifs) ;
  3. Mener d’autres activités de ressources humaines (notamment la gestion du travail, des absences, de la formation et des personnes, des dépenses, ainsi que les procédures disciplinaires) ;
  4. Gérer les titres et autres actifs auxquels vous pourriez avoir droit ;
  5. Promouvoir la sécurité et la protection des personnes, installations, systèmes et ressources ;
  6. Contrôler la conformité avec les politiques et procédures internes ;
  7. Administrer les systèmes de communications et autres utilisés par le groupe Adecco (y compris les bases de données de contact internes) ; 
  8. Enquêter sur ou gérer les incidents et plaintes ; 
  9. Respecter les obligations et droits, coopérer dans le cadre d’investigations menées par la police, le gouvernement ou les organismes de réglementation ; 
  10. En ce qui concerne les photos ou vidéos de sessions de formation, faire le compte-rendu en interne du déroulement et du contenu des formations (par exemple lors de mises à jour internes) et proposer des sessions similaires en interne et à des tiers ;
  11. Participer à toute opération d’achat, de vente ou de coentreprise, potentielle ou réelle, de tout ou partie d’une activité ou d’une société, à laquelle tout membre du groupe Adecco souhaiterait prendre part.
  12. Que dit la loi ?

    La loi exige que le traitement de vos informations personnelles repose sur un fondement juridiquement établi.

    Lorsque vous travaillez pour ou par l’intermédiaire d’Adecco, le traitement que nous faisons des informations personnelles pour l’ensemble de ces finalités est basé sur des motifs tels que l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie (finalité 1 et 5-7), la nécessité du traitement à des fins de conformité aux obligations légales et réglementaires (finalité 5-7) et/ou la nécessité du traitement dans l’intérêt légitime d’Adecco, dans le cadre de l’exercice de ses droits fondamentaux et de ceux de son personnel de mener une activité, d’une manière qui n’affecte pas indûment vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux (finalités 1-4 et 7). Lorsque le traitement est nécessaire dans l’intérêt légitime d’Adecco, nous veillons à ce qu’il soit effectué de manière à ce que nos intérêts légitimes prévalent sur l’intérêt de tout individu. Dans le cas d’un traitement basé sur d’autres fondements, nous nous engageons à traiter vos informations personnelles uniquement avec votre consentement (fondement du traitement ultérieur).

    Avez-vous l’obligation de nous transmettre les informations personnelles que nous vous demandons ?

    La transmission de vos informations personnelles est une exigence nécessaire à la conclusion et au maintien de notre contrat avec vous. Cela signifie que vous êtes obligé de nous fournir vos données personnelles.

    Dans le cas où vous refuseriez, nous pourrons ne pas être en mesure de poursuivre la relation d’emploi ou la relation fournisseur avec vous ou, il est possible que vous n’ayez pas accès à certains processus, tels que les commentaires ou le développement de carrière (ce qui pourrait également être incompatible avec le contrat passé ensemble).

    Vos informations personnelles font-elles l’objet d’un traitement automatisé, sans aucune intervention humaine ?

    La Société peut utiliser des systèmes/processus automatisés (notamment le profilage) afin de vous fournir, ainsi qu’à nos clients, les services demandés. Néanmoins, lorsque nous avons recours au profilage dans le cadre du processus d’une prise de décision cela implique toujours une intervention humaine.

    À titre d’exemple, lorsque nos clients recherchent des candidats pour un emploi, nous pouvons effectuer une recherche parmi nos listes d’intérimaires en utilisant des critères qui prennent en compte vos disponibilités, vos compétences, vos conditions de rémunération, et dans certains cas, des commentaires de clients concernant vos expériences antérieures, afin de réaliser une sélection d’intérimaires les mieux à même de répondre aux exigences des clients. Cela signifie que parfois, votre position dans la sélection effectuée pourra être plus élevée que celle d’autres intérimaires, selon la mesure dans laquelle ces facteurs correspondent aux besoins des clients.

    Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?

    La Société peut (et dans certains cas doit, selon le type de données) conserver vos informations pendant plusieurs années après la fin de votre contrat avec nous.

    Nous conservons généralement les informations relatives à vos contrats de mission, ainsi que les informations financières (y compris les données salariales, les données de paie, etc.) pendant 10 ans, date de fin de contrat conformément aux dispositions légales.

    Les autres informations personnelles (administration et organisation du travail, attestation de formation, etc.) sont conservées pendant 5 ans, date de fin de contrat. Nous ne conservons pas vos données personnelles sensibles au-delà de la durée raisonnablement nécessaire.

    Vos données personnelles sont-elles transférées à des tiers ?

    Comme mentionné précédemment, nous divulguons vos informations personnelles à des tiers. Ce transfert de données est nécessaire pour les différentes finalités établies antérieurement. Le transfert a lieu dans les cas suivants :

    • Divulgation à nos fournisseurs. Nous pouvons, par exemple, être amenés à engager un fournisseur afin qu’il effectue des tâches administratives ou opérationnelles, pour les besoins de notre relation avec vous. Le ou les fournisseur(s) seront soumis à des obligations contractuelles et autres exigences juridiques afin de préserver la confidentialité de vos données et de respecter votre vie privée. Ils n’auront accès qu’aux seules informations nécessaires à l’exécution de leurs fonctions. Les fournisseurs concernés sont en général des fournisseurs informatiques (qui hébergent ou prennent en charge nos systèmes contenant des informations vous concernant), des sociétés de gestion d’installations (qui veillent à la sécurité physique dans nos locaux et, par conséquent, ont besoin d’informations à votre sujet pour vous permettre l’accès à nos locaux), des fournisseurs de services RH (qui gèrent les paies ou l’attribution d’avantages en notre nom, tels que la restauration sur site pour les associés et collaborateurs), des fournisseurs de services de voyage (qui gèrent et organisent les déplacements pour nos associés et collaborateurs) ou encore, des fournisseurs de services de gestion des finances et de la comptabilité (qui peuvent avoir besoin de certaines données des associés et collaborateurs, afin de gérer les comptes fournisseurs et comptes clients). Nos fournisseurs sont les suivants : Impléo (Luxembourg), Planbition (Pays-bas), Unified Post (Luxembourg), Davidson (Luxembourg), HCL (Inde), Partenaire sociaux (Luxembourg), DSK (Luxembourg).

    • Divulgation à des membres du groupe de sociétés Adecco dans d’autres pays. Ces destinataires peuvent se trouver à l’intérieur ou en dehors de l’Union européenne. Différents membres du groupe remplissent différentes fonctions, en conséquence de quoi vos informations personnelles peuvent être partagées avec eux pour diverses raisons : 

    1. Les informations sont partagées avec des membres du groupe Adecco fournissant des fonctions de technologies de l’information aux sociétés Adecco dans le monde entier ; ces fonctions sont situées au Luxembourg, en France, en Suisse et en Belgique ;
    2. Les informations sont partagées avec le siège du groupe Adecco, situé en Suisse, pour la planification de la main-d’œuvre, la budgétisation et la rétroaction. Ces données peuvent aussi être utilisées par le siège en Suisse, dans le but de vous proposer de nouvelles opportunités au sein du groupe Adecco ou auprès de clients ;
    3. Les informations sont également partagées avec les affiliés d’Adecco au niveau mondial, lorsque vous avez fait part de votre intérêt pour des opportunités relatives à ce marché, ou que d’autres membres du groupe Adecco constatent que vous pourriez avoir des compétences spécifiques requises ou utiles sur ce marché. Une liste des pays dans lesquels nous intervenons est disponible via la fonctionnalité « Choisissez votre pays » de notre site www.adecco.com.

    • Divulgation à nos clients/employeurs potentiels : nous partagerons vos données avec nos clients intéressés par votre profil ou proposant des offres de mission susceptibles de correspondre à vos attentes. Ils sont soumis à des obligations contractuelles et à des obligations de confidentialité concernant vos données, envers nous et envers vous. 
    • Nous communiquerons vos informations au gouvernement, à la police, aux organismes de réglementation ou d’application de la loi si nous considérons, à notre entière discrétion, que nous sommes légalement obligés ou autorisés à procéder ainsi ou qu’il serait prudent d’agir de la sorte.
    • Dans le cadre d’une diligence raisonnable relative à une fusion, une acquisition, un changement de fournisseur de services ou à une autre transaction commerciale (ou dans le cadre de la mise en œuvre de l’une de ces opérations), nous pourrions avoir besoin de transmettre vos données au potentiel vendeur ou acheteur, nouveau fournisseur de services et à leurs conseillers.

    Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Union européenne ?

    Vos informations personnelles peuvent être transférées et traitées dans un ou plusieurs autres pays, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Union européenne. Une liste complète des pays dans lesquels nous intervenons est disponible via la fonctionnalité « Choisissez votre pays » de notre site www.adecco.com.

    Nous transférerons vos informations personnelles en dehors de l’Union européenne uniquement vers des pays considérés par la Commission européenne comme garantissant un niveau de protection adéquat (une liste des pays concernés est disponible ici), ou des pays avec lesquels le groupe Adecco a mis en place des mesures appropriées pour préserver la confidentialité de vos données (ce pour quoi nous utilisons généralement un contrat de transfert de données approuvé par la Commission européenne dont les copies sont accessibles ici).

    Quels sont vos droits ?

    Droit d’accès et d’obtention d’une copie de vos données personnelles

    Vous êtes autorisé à demander confirmation du fait que nous traitons toute information personnelle vous concernant. Si tel est le cas, vous pouvez accéder à vos données personnelles et à certaines informations relatives à leur traitement. Dans certains cas, nous pourrons vous fournir, sur demande de votre part, une copie électronique de vos données. Si un système libre-service existe, nous vous recommandons vivement d’y accéder afin de modifier vous-même vos informations.

    Droit de rectification de vos données personnelles

    Si vous pouvez démontrer que les informations que nous détenons à votre sujet sont incorrectes, vous pouvez demander qu’elles soient mises à jour ou autrement rectifiées. Si un système libre-service existe, nous vous recommandons vivement d’y accéder afin de modifier vous-même vos informations.

    Droit à l’oubli/droit de suppression des données

    Si pour une quelconque raison, la conservation ou le traitement de vos données n’est pas nécessaire, vous pourrez demander l’arrêt ou la limitation du traitement ou la suppression (totale ou partielle) de vos informations personnelles.

    Droit d’objection

    Sous réserve que le traitement de vos informations personnelles par la Société repose sur l’intérêt légitime de cette dernière (et sur aucun autre fondement) ou concerne des opérations de marketing direct, vous êtes autorisé à vous opposer au traitement de vos données par la Société en fonction de votre situation spécifique.

    Si vous souhaitez faire valoir l’un quelconque de vos droits, envoyez-nous un e-mail à privacy@adecco.lu. Lorsque vous nous contactez par e-mail pour exercer vos droits, la Société peut vous demander de vous identifier avant de traiter votre demande.

    Enfin, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité locale chargée de la protection des données à l’endroit où vous vivez ou travaillez, ou à l’endroit où vous pensez qu’un problème lié à vos données est survenu.

    Effectuons-nous des contrôles ?

    Dans la mesure autorisée par la loi, Adecco se réserve le droit de contrôler, surveiller et enregistrer l’accès, l’utilisation et le contenu de toute donnée incluse dans ses systèmes informatiques ou traitée par ces derniers. Nous procédons ainsi pour les finalités (d) -(h) décrites plus haut, mais nous insistons sur ce point dans la présente communication, afin que vous soyez pleinement conscient que votre utilisation des systèmes informatiques peut faire l’objet d’une surveillance.

    Qu’en est-il de la sécurité des données lors de l’utilisation des systèmes Adecco ?

    Vous êtes responsable de la protection de vos identifiants de connexion aux systèmes d’Adecco, notamment le mot de passe que nous vous avons communiqué ou que vous avez choisi. Ces informations de connexion sont réservées à votre propre usage. Vous n’êtes pas autorisé à partager vos identifiants ou autres informations de compte avec toute autre personne.

    Comment nous contacter ?

    Pour toute question ou commentaire concernant la présente politique, si vous souhaitez obtenir davantage de précisions sur la façon dont nous protégeons vos informations (par exemple, lors des transferts hors Europe) et/ou si vous cherchez à contacter le délégué à la protection des données (DPD) du groupe, adressez-nous un e-mail à adecco.globalprivacy@adecco.com. Vous pouvez également contacter le responsable local de la confidentialité à l’adresse suivante : privacy@adecco.lu.

    Comment sont gérées les modifications apportées à la présente Politique de confidentialité ?

    Les modalités de la présente Politique pourront être modifiées périodiquement. Tout changement important apporté à cette Politique sera publié sur ce site Internet ou vous sera communiqué via tout autre moyen disponible.

    L'équipe Adecco